Правила оформления профессиональных документов Microsoft Word

Microsoft Word содержит множество функций и опций, с помощью которых вы можете создавать почти все, что хотите, с точки зрения форматирования и дизайна. Но эти функции не всегда приводят к красивому, высококачественному и профессиональному дизайну документов, которого вы ожидаете.

Знать все о Microsoft Word, всех его тонкостях, особенностях и функциях — это одно, а знать, что делает документ отличным, — это совсем другое. Здесь мы покажем вам, как отформатировать документ Word, чтобы он выглядел максимально профессионально, выполнив простые действия. Проверять Расширенные функции Microsoft Word, которые сделают вашу жизнь проще.

Пояснения | Профессиональные документы Word 1 | 1PuPdNmkBU3s8D2WyC9MXcw DzTechs

1. Будьте проще, чем меньше, тем лучше

Хотите узнать, как сделать документ Word красивым? Просто постарайтесь не усложнять и воспользуйтесь скрытыми функциями Microsoft Word. Если вы должны запомнить что-то из этой статьи, то пусть так и будет, и вы сможете принимать правильные дизайнерские решения в будущем!

При написании документа содержание должно быть в центре внимания. Существуют рекомендации по форматированию документов, чтобы сделать этот контент более удобным для чтения и усвоения.

Избавьтесь от соблазна использовать привлекающие внимание предметы, которые только отвлекают внимание. Увеличьте белое пространство. Убедитесь, что ваша формулировка четкая, и просмотрите все сформулированные предложения или абзацы. Простые и в целом ограниченные правила.

2. Выберите шрифт, соответствующий контексту

Пояснения | Профессиональные документы Word 2 | 1W9XF sLEsGvHHhfVwf4e3Q DzTechs

Вашим первым важным дизайнерским решением должен быть тип шрифта, который вы будете использовать. Общеизвестно, что шрифты с засечками обычно легче читать для печатных документов, тогда как шрифты без засечек лучше подходят для чтения документа на цифровом экране.

Хорошими примерами надежных шрифтов с засечками являются Garamond, Georgia, Hoefler Text и Palatino, а хорошими примерами шрифтов без засечек являются Arial, Gill Sans, Helvetica и Lucida Sans.

Вы должны пропустить Comic Sans, если хотите избежать одной из самых распространенных ошибок дизайна презентации. Что бы вы ни использовали в конечном итоге, всегда придерживайтесь одного и того же стиля письма, чтобы ваш документ Word был максимально последовательным. При желании вы можете использовать другой шрифт для адресов. Проверять Еще больше причин использовать приложение Википедия вместо веб-сайта.

3. Используйте стандартный размер и цвет шрифта

Пояснения | Профессиональные документы Word 3 | 1vvns15mVgMYE JhIvYsXig DzTechs

Вы не можете научиться форматировать документ Word, чтобы он выглядел профессионально, не обращая внимания на внешний вид текста. На деловых и академических страницах обычно используется размер шрифта 12 пунктов, который создает наиболее читаемые абзацы при использовании с приведенными ниже рекомендациями по размеру страницы, полям и межстрочному интервалу.

В некоторых информационно насыщенных отчетах иногда можно уменьшить размер шрифта до размера 10 пунктов, но не меньше.

В общем, лучше держать руки подальше от всего, что связано с цветом, особенно с печатными документами. За цветные чернила придется заплатить больше денег, а при копировании документа такого же эффекта не получится. Для цифровых документов сохраните цветной текст для важных предупреждений и т.п. Выделите текст полужирным шрифтом и курсивом.

4. Используйте поля и стандартный размер страницы

Пояснения | Профессиональные документы Word 4 | 19MSMUy7KQhE7gpLMlT0KTQ DzTechs

Все офисные документы отформатированы примерно с тем же размером страницы, что и напечатанные для стандартных страниц 8 x 11 дюймов, известных как формат US Letter (также известный как A4 в других странах, что составляет 210 мм x 297 мм). Это единственный размер, который может быть гарантирован независимо от того, какой принтер вы используете.

Что касается полей, то в большинстве брошюр и руководств по стилю требуется 1-дюймовое поле со всех сторон страницы, что обеспечивает лучшую читаемость длины строки и позволяет при необходимости делать письменные аннотации. В Word можно выбрать Обычный В пределах полей, чтобы настроить это, но если документ будет переплетен в скоросшивателе, вы можете использовать настраиваемые поля, чтобы увеличить боковые поля до 1½ дюйма, чтобы приспособить повторение.

5. Выровняйте абзацы по левому или правому краю

Пояснения | Профессиональные документы Word 5 | 1CA8sKP 8BGJbdsxh5SzFAg DzTechs

У вас может возникнуть соблазн использовать выравнивание по ширине текста, потому что это то, что используется в газетах, романах и некоторых учебниках, но это неправильный выбор для офисных и академических документов. Почему важно сделать документ официальным? Без формальных процедур ваш документ становится нечитаемым.

Вам нужно выровнять текст по левому или правому краю в зависимости от языка документа. Это приводит к выравниванию по правой или левой стороне ваших абзацев, но при этом сохраняется интервал между символами, ожидаемый типом используемого вами шрифта, что обеспечивает оптимальную читабельность.

В противном случае вы можете получить типографские реки , которые очень отвлекают и просто выглядят некрасиво. Это то, чего вы определенно хотите избежать, если хотите, чтобы ваш документ Word выглядел профессионально. Проверять Как создать электронную книгу с помощью Microsoft Word.

6. Сделайте отступ первой строки абзаца

Пояснения | Профессиональные документы Word 6 | 1R3RR ya2U5CP06LyiKo8mA DzTechs

Между абзацами не должно быть лишних пробелов, а первые строки абзацев должны иметь отступ для выделения каждого абзаца. Единственным исключением являются абзацы, которые следуют сразу за заголовком раздела, и их можно оставить без отступа, потому что окружающий контекст говорит, что это отдельный абзац.

Чтобы ваш документ выглядел профессионально, общее правило заключается в том, что размер отступа должен быть равен размеру шрифта. Обязательно используйте функции оформления абзацев Word для обработки отступов вместо использования ключа Tab!

7. Поместите картинки между абзацами

Пояснения | Профессиональные документы Word 7 | 18LUTW 6Gwe8QOshuG0kMLw DzTechs

Вставка изображений является частью разработки документа Word. Может быть нормально размещать изображения внутри абзаца и позволять окружающему тексту обтекать его, и если ваша организация следует этим рекомендациям по форматированию документов, сделайте это.

Но в целом это может повредить читабельности, особенно в отчетах, основанных на данных. Самый безопасный вариант, особенно для графиков, диаграмм и таблиц, — размещать изображения между абзацами и держать их посередине. Таким образом, ваши изображения помогут сделать ваш документ привлекательным, но они никогда не будут конкурировать за внимание с окружающим текстом. Это также помогает выделить объяснения.

8. Выберите подходящий межстрочный интервал для контекста

Пояснения | Профессиональные документы Word 8 | 18fya3EP8 Nh4dw5Nqx00Ww DzTechs

Чтобы отформатировать документ так, чтобы он выглядел профессионально, правильный выбор межстрочного интервала (пробел, отделяющий одну строку текста от следующей строки текста) действительно зависит от типа документа, который вы пишете.

Академические страницы должны сначала следовать любым существующим академическим руководствам по стилю, затем следует предпочесть двойной интервал, если руководство по стилю отсутствует. Деловые и офисные документы, как правило, располагаются с интервалом, чтобы уменьшить количество страниц, необходимых при печати, но цифровые документы легче читать, если расстояние между ними составляет 120–150 процентов.

9. Отделяйте текст от заголовков и списков

Пояснения | Профессиональные документы Word 9 | 1NeqdRA17YWA6Q115KyMO Q DzTechs

Чем длиннее документ, тем важнее заголовки. Вы бы предпочли прочитать 20-страничный отчет, в котором нет ничего, кроме стены текста от начала до конца? Или 30-страничный отчет, разбитый на соответствующие разделы, подразделы и заголовки? Вполне вероятно, что вы предпочтете последний вариант.

Списки также полезны для разбиения блоков текста и привлечения внимания к важным моментам. В Word используйте нумерацию для создания нумерованных списков при расчете набора элементов (например, «Пять качеств успешного предпринимателя») или при предоставлении пошаговых инструкций. В противном случае используйте маркеры для создания маркированных списков.

Просто избегайте чрезмерного использования списков, что снижает удобочитаемость дизайна вашего документа Word. Это особенно важно, когда речь идет об использовании Word для форматирования сценария. Проверять Лучшие приложения для написания сценариев для Windows и Mac.

10. Разделяйте разделы запятыми

Пояснения | Профессиональные документы Word 10 | 1fcxGvggF1l65tbe MjX5sg DzTechs

Если вы хотите знать, как сделать ваш отчет профессиональным, вам нужно знать разрывы разделов. В Microsoft Word разрывы разделов позволяют различать определенные страницы по изменению ориентации, столбцов, верхних и нижних колонтитулов, номеров страниц и т. д. Разрывы разделов бывают четырех видов:

  • Следующая страница: вставить разрыв раздела и начать новый раздел на следующей странице.
  • непрерывный: вставить разрыв раздела и начать новый раздел на той же странице.
  • супружеская страница: вставить разрыв раздела и начать новый раздел на следующей четной странице.
  • одна страница: вставить разрыв раздела и начать новый раздел на следующей нечетной странице.

Если ваш документ достаточно большой и ему нужны главы, это лучший способ отформатировать его аккуратно. Каждая глава должна быть сделана с разрывом раздела следующей страницы, разрывом четной страницы или нечетной страницы, если вы собираетесь поместить ее в ссылку. Мы также объяснили Как убрать разрывы страниц если это необходимо.

Узнайте, как отформатировать документ Word, чтобы он выглядел профессионально

Если вашему учреждению или учебному заведению не требуется определенный макет, форматирование и стили, вы можете пропустить тяжелую работу по настройке формы и просто загрузить ее. Это поможет вам быстро получить профессиональный дизайн документа. Теперь вы можете просмотреть Лучшие сайты для бесплатной загрузки шаблонов Microsoft Word.

ДзТех

Я государственный инженер с большим опытом работы в области программирования, создания веб-сайтов, SEO и технического написания. Я увлечен технологиями и посвящаю себя предоставлению качественной информации общественности. Я могу стать более ценным ресурсом для пользователей, которые ищут точную и достоверную информацию об обзорах продуктов и специализированных приложениях в различных областях. Моя непоколебимая приверженность качеству и точности гарантирует, что предоставляемая информация заслуживает доверия и полезна для аудитории. Постоянное стремление к знаниям заставляет меня идти в ногу с новейшими технологическими разработками, гарантируя, что общие идеи будут передаваться в ясной и доступной форме.
Перейти к верхней кнопке