Google Workspace предлагает интегрированный набор инструментов, предназначенных для упрощения ваших повседневных задач и повышения эффективности. Пишите ли вы отчеты, управляете электронной почтой или готовите презентации, вы обнаружите, что эти интеллектуальные функции экономят время и упрощают выполнение задач. В этой статье мы рассмотрим наиболее важные из этих функций и то, как они могут повысить вашу продуктивность на работе или во время учебы.
Быстрые ссылки
1. Используйте голосовой ввод в Документах и Презентациях Google.
Лучшее использование Документы Google вместо Microsoft Word И Google Таблицы в Excel. Однако, независимо от платформы, нельзя отрицать, что написание длинных документов или презентаций может быстро стать скучным и напряженным, особенно если вы работаете над чем-то довольно насыщенным и в сжатые сроки. В такие моменты я полагался на использование функции голосового набора на обеих платформах.
Чтобы использовать эту функцию, откройте Документ Google и выберите инструменты. тогда выбирай голосовой набор Из списка вариантов вы видите. Убедитесь, что курсор находится там, где вы хотите, чтобы текст отображался, и щелкните значок микрофона.
Теперь вы можете начать говорить, и Google преобразует ваш аудиоконтент в текст. Аналогично в «Презентации» откройте презентацию и выберите «Инструменты». Затем выберите «Диктировать заметки докладчика» и начните диктовать.
Заметка: Функция голосового набора не расставляет знаки препинания автоматически на основе пауз. Однако вы можете добавлять знаки препинания к тексту с помощью голосовых команд, таких как «запятая», «точка» или «вопросительный знак».
2. Экономьте время с помощью сочетаний клавиш в Google Таблицах.
Благодаря поддержке совместной работы в режиме реального времени Google Sheets является одним из лучших электронные таблицы. Независимо от того, работаете ли вы над ключевыми финансовыми данными или даже просто над личными проектами, управление электронной таблицей и навигация по ней может стать затруднительным, если вы делаете все самостоятельно.
По этой причине полезно знать сочетания клавиш, которые помогут сократить время, необходимое для выполнения повторяющихся задач.
Имейте в виду, что ярлыки Google Таблиц различаются для Windows и Mac, но вы можете распечатать шпаргалку, если часто работаете с приложением. Вместо этого сохраните или запишите формулы, которые вы используете чаще всего, чтобы можно было быстро использовать их без необходимости обращаться к дополнительному документу.
На моем Mac чаще всего я использую следующие сочетания клавиш: ⌘ + Д Чтобы заполнить данные в ячейках ниже, и Фн + стрелка влево Чтобы перейти к началу строки и ⌘ + Backspace Помимо прочего, для прокрутки к активной ячейке.
Я запомнил эти сочетания клавиш, и они экономят мне много времени при работе с Google Таблицами. Полный набор сочетаний клавиш можно просмотреть, открыв Google Таблицы, выбрав «Справка» и нажав «Справка». Горячие клавиши.
3. Используйте «Помощь мне в написании», чтобы быстро создавать электронные письма и ответы.
Помогите мне написать«Это функция искусственного интеллекта, которая позволяет быстро писать электронные письма или ответы, используя всего несколько подсказок. В отличие от Smart Compose, который предлагает предложения по мере ввода, Help Me Write идет на шаг дальше и генерирует для вас полное электронное письмо. Я обнаружил, что эти электронные письма читаются очень хорошо. Обычно мне удается отправить его получателю после внесения нескольких быстрых правок.
Если вы не видите значок «Помоги мне написать» в окне «Написать» в приложении Gmail, возможно, вы не подписались на него. Чтобы использовать функцию «Помоги мне написать» в Gmail, все, что вам нужно сделать, — это зарегистрироваться в Google Workspace Labs. Когда вы закончите, вы должны увидеть значок редактирования со звездочкой над ним в нижней панели окна «Написать».
4. Используйте шаблоны на слайдах для создания расширенных презентаций.
Создание профессионально выглядящей презентации может потребовать много размышлений и усилий. Если вы хотите избежать хлопот, попробуйте использовать один из готовых шаблонов, доступных в Google Slides.
Чтобы использовать форму, откройте Google Slides, выберите «Вставить» и нажмите «Формы». Формы будут заполнены в правой части окна. Прокрутите вниз, чтобы просмотреть варианты и выбрать тот, который, по вашему мнению, подходит лучше всего.
Шаблон обычно служит очень хорошей отправной точкой, и вы можете изменить его дальше, чтобы превратить скучные слайды Google Slides в привлекательную презентацию.
5. Настройте повторяющиеся напоминания с помощью Google Keep.
Если вам нужно настроить повторяющиеся напоминания о повторяющихся задачах, таких как собрания команды, обновления проекта или даже личные задачи, возможно, вы захотите немного облегчить себе задачу, настроив повторяющиеся напоминания. Вы можете сделать это, используя Google KeepСамое приятное то, что вы можете настроить собственные напоминания, если вам не нужны ежедневные напоминания.
Чтобы настроить повторяющиеся напоминания, перейдите в Google Keep и создайте заметку/напоминание. Затем выберите его и нажмите на значок колокольчика/напомнить. Теперь вы можете установить дату и время напоминания и выбрать подходящую вам частоту. Google Keep также имеет множество других замечательных функций, поэтому обязательно изучите платформу, чтобы максимально эффективно использовать ее возможности.
6. Получите ежедневный календарь по электронной почте.
Когда у вас дни, наполненные встречами и личными обязательствами, может оказаться сложно уследить за всем, что вам нужно сделать. И хотя вы, конечно, можете время от времени проверять свой Календарь Google, я обнаружил, что самый простой способ оставаться в курсе моего расписания — каждое утро получать мой ежедневный календарь по электронной почте.
Чтобы включить эту функцию, откройте Календарь Google на рабочем столе. Наведите указатель мыши на календарь, который появляется на правой панели, и выберите значок «Дополнительно». Затем выберите Настройки и совместное использование И нажмите Другие примечания. Наконец, выберите البريد الإلكتروني Рядом с ежедневной повесткой дня.
После настройки вы начнете получать подробную сводку всех событий, запланированных на день, каждое утро. Вы можете отключить эту настройку в любое время, если ежедневные напоминания кажутся вам ненужными.
7. Используйте расширение «Сохранить на Google Диск», чтобы сохранять веб-контент на Диск.
Если вы регулярно используете Chrome и загружаете файлы, а затем загружаете их на Google Диск, чтобы получить к ним доступ на других устройствах и в браузерах, попробуйте загрузить «Сохранить на Google Диск» и используется из Интернет-магазина Chrome.
После установки в Chrome вы можете навести курсор на любой файл или изображение и щелкнуть по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выберите «Сохранить на Google Диск». Затем файл будет сохранен непосредственно на Диске, что устраняет необходимость загрузки вручную.
Использование этих советов при использовании приложений Google Workspace поможет вам максимально эффективно использовать платформу и ее многочисленные возможности. Теперь вы можете просмотреть Сравнение Google Workspace и Microsoft 365: что лучше для производительности?
