Разделение задач на группы — это эффективная стратегия повышения производительности, основанная на совместной организации аналогичных действий для их выполнения быстрее и эффективнее. Этот метод не только облегчает управление временем, но также помогает повысить концентрацию внимания и уменьшить переключение между различными задачами, снижая умственную усталость. Однако в некоторых обстоятельствах это не всегда лучший вариант, особенно когда задачи требуют гибкости или немедленной обработки. В этой статье я делюсь своим личным опытом использования этой стратегии, рассказываю, когда она была эффективна, а когда у меня возникали трудности с ее применением.
Быстрые ссылки
Что такое разделение задач на группы?
Разделение задач на блоки — это метод управления временем, который предполагает группировку схожих задач и планирование их в определенные блоки времени, а не выполнение их в случайное время в течение дня. Лучше всего подходит для повторяющихся действий с четко определенным процессом.
Хотя пакетная обработка зародилась в производстве и ранних компьютерных технологиях, в последнее время она нашла применение в управлении временем и повышении производительности. Он основан на концепции, согласно которой легче продолжить выполнение задачи, если вы ее начали, а переключение задач или устранение перерывов может привести к «затратам на переключение», которые могут привести к падению производительности до 40%, когда они накапливаются. , в соответствии с Американская психологическая ассоциация.
Разделение задач на группы аналогично: Временное разделение/временные блоки, где вы делите свое рабочее время на фиксированные периоды времени, запланированные для небольших фрагментов деятельности. Однако, в отличие от разделения времени, разделение задач фокусируется на группировке схожих задач в непрерывные сеансы.
Продолжительность этих сессий по-прежнему важна, но она играет менее важную роль, чем разделение времени. Разделение задач является более гибким и может больше подходить для людей, которые работают в свободное время.
Методы сегментации задач и временной сегментации на практике могут работать одинаково, если у вас очень оптимизированный рабочий процесс.
Заметка: Разбивка задач на группы как метод повышения продуктивности помогает вам сделать больше с меньшим умственным стрессом. Это исключает потерю времени из-за частого переключения между рабочими видами деятельности. Это также помогает вам войти в состояние потока, потому что вы долгое время сосредотачиваетесь на одной задаче.
Разделить задачи легко. Поскольку для этого не требуются какие-либо уникальные функции, вам также могут помочь приложения, которые позволяют разделить ваш день на части. Разделение задач. Если вы предпочитаете низкотехнологичный подход, физический дневник также отлично подойдет.
Как разделение задач помогает мне сосредоточиться и быть продуктивным
За последние несколько месяцев я постепенно внедрил разделение задач в свой рабочий процесс, и это был полезный опыт. Это заставило меня чувствовать себя менее тревожным и менее уставшим, и я никогда не вернусь к планированию каждой минуты своего рабочего дня.
Существует два основных способа использования блоков задач: традиционное разделение задач, при котором задачи группируются в почасовые блоки одного дня, и ежедневное разделение задач, которое предполагает назначение целых дней недели определенным типам задач.
Традиционное разделение задач больше соответствует типичному рабочему графику человека, в котором различные задачи должны быть выполнены до конца дня. С другой стороны, разделение повседневных задач сложно интегрировать в традиционную рабочую среду, и оно лучше всего подходит для фрилансеров или руководителей высшего звена, которых больше интересует общая картина, чем активное повседневное управление компанией.
Лично мне традиционная разбивка задач лучше подходит для моего рабочего процесса, чем ежедневная разбивка задач.
Составляя план на день, я начинаю с перечисления всех задач, которые мне нужно выполнить. использовать Майкрософт, чтобы сделать (Мультиплатформенный и работает оффлайн) Но их много Другие отличные возможности для управления задачами.
На этом этапе плана время менее важно, чем само действие. Имея список дел, я могу определить задачи, связанные с похожим процессом, и сгруппировать их в блоки. Блок здесь — это набор задач, которые мне нужно выполнить в течение определенного периода времени.
Я использую Календарь Google, чтобы создавать и помечать эти блоки, а также планировать их как живые события в своем календаре. У меня может быть до пяти блоков в день, а также более мелкие задачи, которые не укладываются ни в один блок.
Совет: Временные рамки должны быть указаны при планировании вашего дня, но на практике они могут быть настолько конкретными или гибкими, насколько вы предпочитаете.
Например, как писатель я бы выбрал все задачи, связанные с письмом, и поместил их в один блок письма. Во время этого блока я ничего не буду делать, кроме как писать. В зависимости от продолжительности времени я могу сделать один или два перерыва, но всегда возвращаюсь к письму.
При использовании разбивки задач в рабочем графике следует учитывать некоторые принципы:
- Никаких перерывов: Очень важно избегать перерывов в течение определенного периода времени, будь то очередная задача в вашем расписании или незапланированная деятельность. Если что-то произойдет, пока вы находитесь в определенном периоде времени, возможно, лучше сделать заметку, чтобы сделать это позже, а не отказываться от текущей задачи.
- Делайте перерывы между занятиями: Вам следует сделать соразмерный перерыв после длительного периода активности. Традиционная техника «Помидора» не подходит для разделения задач на группы, но вы можете модифицировать ее, выполняя более длительные сеансы, например, 90-минутный период, за которым следует 20-минутный период отдыха.
- Организация на основе приоритетов: Не все срочные дела важны и не все важные дела срочны. Важно расставлять приоритеты, даже когда вы работаете в группах. Понимание того, что необходимо сделать, является наиболее важной частью планирования.
Когда разделение задач на группы нецелесообразно?
Разделение задач на группы подходит не для каждой ситуации. Этот метод наиболее эффективен в средах, где сосредоточенность и внимание являются приоритетными, поэтому он не идеален в средах, где срочные проблемы требуют немедленного внимания, например, служба поддержки клиентов или реагирование на чрезвычайные ситуации.
Кроме того, пакетная обработка задач может оказаться неэффективной для задач, требующих особого внимания ко времени, поскольку при этом приоритет отдается процессу, а не результату. Для задач, требующих быстрых результатов, таких как написание и исследование статьи, группировка задач может замедлить работу.
Наконец, при работе в команде группировка задач может быть затруднена, поскольку сложно согласовать графики и приоритеты в рамках строгой системы.
Совет: Долгие часы сбора задач могут способствовать когнитивной усталости и даже выгоранию. Очень важно делать перерывы между блоками и знать свои пределы.
Хотя группировка задач подходит не для каждого рабочего процесса, это отличный метод управления временем, который может значительно повысить производительность и, если его правильно использовать, оставить у вас хорошее ощущение того, чего вы достигли в конце дня. Теперь вы можете просмотреть Инструменты искусственного интеллекта, которые авторы контента могут использовать для улучшения своего рабочего процесса..
